Una de las cualidades que siempre destaco de la mayoría de los reformistas es la pasión por lo que hacen. La mayoría se consagran con gran entusiasmo a su negocio, y acaban realizando una inmersión total que los hace incluso perder la noción del tiempo. Para muchos reformistas ni siquiera los lunes pueden robarles su alegría, porque aman lo que hacen. A pesar de esto último, el reformista promedio vive en una tormenta de estrés de la que no puede salir. Es habitual y frecuente que en determinadas ocasiones o momentos del año los reformistas se sientan desbordados por la carga laboral que tienen en su día a día. Además de esa avalancha de trabajo que colocan sobre sus espaldas, tienen que ser padres, hermanos, esposos, gestores, entre otros roles. He visto a reformistas decir que trabajan los domingos, otros ni siquiera se permiten unas vacaciones al año. La realidad es que detrás de todo hay un esfuerzo inhumano que se traduce en un agobio constante.
La causa común que genera esa tormenta, en la mayoría de los casos e independiente de las peculiaridades de cada reformista, se debe la falta de una buena gestión del tiempo. Esa mala gestión acaba consumiéndoles todo el tiempo de calidad que deberían disponer para dedicarle a las cosas que verdaderamente importan como la familia, las relaciones, el descanso o sus pasatiempos favoritos.
En base al contacto y conocimiento que tengo del sector, me atreví a resumir en 5 (básicos pero efectivos) consejos que podrían ayudarte a mejorar la gestión del tiempo de tu negocio. Algo que tarde o temprano deberás poner en práctica para poder capitalizar y lograr efectividad si quieres apostar al crecimiento de tu empresa de reformas. Como dijo, Mark Twain alguna vez: el secreto para salir adelante es empezar. Quizás sea el momento de arrancar en este tedioso pero a la vez desafiante camino de mejorar la gestión de tu tiempo en la reforma.
Recuerda: cuanto mejor gestiones tu tiempo, mejor calidad de vida tendrás, más efectivo serás y tu empresa crecerá como la espuma. Vamos al lío.
EL que MUCHO ABARCA, POCO CLAVA…
En mi opinión es el mal que más aqueja al sector de la reforma. Y probablemente sea la pequeña bola de nieve que genera la gran avalancha de trabajo a la que en algún punto no se la puede afrontar. Se traduce en un reformista que asume todas las labores de la empresa, y que demandan más tiempo o energía de lo que se es capaz de abordar. Resultado: un reformista desbordado, y por sobre todas las cosas, quedando mal con sus clientes a raíz del incumplimiento o mal cumplimiento.
Muchos profesionales en nuestro sector se adjudican en un sinfín de tareas o responsabilidades que los hace desenfocarse de su tarea o función principal. Acaban realizando (o al menos intentándolo) todo lo que está en el haber dentro de una empresa de reformas. Desde realizar las compras de materiales hasta ser chófer de los trabajadores. Enfrentan una caja de pandora de las que cada día se presenta de una manera diferente en la reforma. Como si fueran superhéroes que batallan contra todo, emprenden quehaceres para todos los gustos y colores, y acaban convirtiéndose en especies de Quijotes que luchan contra el viento.
Por eso la propuesta aquí es apuntar y clavar lo menos posible para poder avanzar firmemente y así cumplir con todo lo que tenemos en frente. Abarcar demasiado hará que te desenfoques de tus propósitos esenciales generando efectos no deseables en tu propio negocio. Si no eres capaz de realizar una limpieza y eliminar con regularidad algunas tareas que que son secundarias o no importantes, al fin y al cabo estarás bloqueando permanentemente la posibilidad de crecimiento de tu empresa.
Hay veces que, en el mundo de la construcción y la reforma, decir NO a un proyecto es sinónimo de trabajar bien, o incluso de éxito. Por lo tanto es importante que antes de aceptar un nuevo proyecto, realices un análisis y proyección de las posibilidades fácticas de llevar a cabo una nueva obra, y que ante todo superpongas la típica frase del que mucho abarca, poco aprieta. Claro, algo que va en contra del espíritu del reformista. Aceptar más y más proyectos, la mayoría de las veces es el origen por el que finalmente acabas queriendo abarcar más de lo que puedes, o de lo que deberías. Por eso tiene tanta importancia leer la realidad de tu empresa de reformas, y saber discernir cuando es el momento de no abarcar más de lo debido.
TRÁGATE EL SAPO
Esta frase que aquí expongo está basada en el libro de Brian Tracy que lleva ese título, y que indica que sea cual sea la actividad o empleo que tengas, la primer tarea del día que debes ejecutar es la de tragarte el el sapo (la actividad más importante y muchas veces la más fea) antes que cualquier otra cosa.
Según el perfil de reformista que tengas, tendrás tu propio sapo al que deberás tragar al principio de cada día, y que será un aventón que te acercará a tu objetivo final, o te hará más productivo. Traigo a colación a un reformista amigo que he oído más de un millón de veces decir que preferiría estar moviendo sacos de cemento todo el día en la obra que acompañando a un cliente a elegir material. Pues bien, si en el proyecto en el que trabajas tienes que brindar este servicio para poder alcanzar tus objetivos, intenta tragarte ese sapo (o cliente) al principio del día. Queda con el cliente a primera hora para poder realizar las compras o elección de los materiales correspondientes al proyecto. Luego tendrás todo lo que queda del día para el resto de la faena.
Dale máxima prioridad a los elementos que tengan un impacto profundo en la semana o en el día mismo. Esto te dará un gran empujón para continuar con las tareas menos importantes, o que menos cuesten. Verás que todo fluirá con más armonía.
La idea que representamos aquí es la de apuntar y disparar primero a aquellas actividades que menos nos agradan, pero que son importantes. Este es un método de productividad infalible si buscas gestionar mejor el tiempo.
AJUSTA TUS HORAS DE TRABAJO
Esta es otra de las realidades más duras en la vida de un reformista. No pueden cumplir el ideal de 8 horas laborales al día. Al menos en España, ser dueño de una empresa de reformas o tener a cargo varios empleados, la situación te empuja a extralimitarse con las horas efectivas de trabajo. He visto a muy pocos reformistas ajustar sus horas de trabajo a las 8, o incluso a las 9 horas. El común denominador de lo reformistas arrancan a las 7 de la mañana y no acaban antes de las 5 de la tarde. Los he visto también trabajar hasta las 9 o 10 de la noche. Eso significa una carga laboral excesiva, que tarde o temprano puede provocar efectos devastadores en la salud física o psíquica. Tristemente hay profesionales de la reforma que presumen de trabajar muchas horas. Pues éstos miden su productividad por las horas reloj y no por la cantidad de tareas importantes que hacen.
Querido reformista, hablando desde el punto de vista de tu productividad, esto tiene que cambiar. No puedes, o al menos no deberías, dedicar a tu trabajo más de 8 horas diarias. Sabemos que en la reforma, hay momentos donde hay que pisar el acelerador, morder los dientes, y trabajar duro. Una entrega de proyecto, plazos que se aproximan, incidencias imprevistas, trabajadores de bajas, y podría continuar aún. Las casuísticas son infinitas. Y sabemos que existen muchos momentos en los que probablemente tendrás que realizar un esfuerzo y excederte en las horas que dedicas a tu negocio. También puede ser que excepcionalmente estires a las 9 o 10 horas, pero bajo ningún punto de vista debería ser esa la regla. La mayoría de estudios de gente que se dedica a estudiar la productividad humana indican que esto resulta muy contraproducente. No cometas este error porque puede afectar gravemente en tus relaciones personales o en tu salud. Ambas cosas extremadamente importantes en la vida de cualquier persona.
Por eso, si te sientes representado por todo lo descripto anteriormente, debes experimentar un cambio de mentalidad en este punto. Un amigo constructor aplicó este límite diario de trabajo. Pero para hacerlo tuvo que sufrir un pico de estrés (o burnout) que lo llevó a tener que dejarlo todo por un tiempo, sin poder mentalmente tener la posibilidad de trabajar. Al final tuvo que entender la importancia de poner límites en su rutina y en la productividad de su negocio. Pero claro, lo tuvo que hacer drásticamente. Lamentablemente tuvo que pasar de 100 km/h a 20 km/h debido a la mala gestión de tiempo. Evita que esto te suceda a tí.
SEPARA LA GRAVA DE LA ARENA
Identificar las tareas importantes y separarlas de las que no lo son te va a ayudar a enfocar tu tiempo y energía hacia tus objetivos diarios y semanales, y por ende a ganar más productividad. La mayoría de los reformistas confunden productividad con actividad, y piensan que hacer muchas cosas durante el día es lo que los hará progresar a nivel profesional, y también a nivel personal. Claro, puedes ser un buen ejecutor, pero no lo suficientemente productivo como para hacer crecer tu negocio. Y de lo que se trata es de que hagas crecer a tu negocio, y no de tapar la mayor cantidad posible de baches como para que las cosas apenas continúen rodando.
Es extremadamente importante, que al comenzar tu día detectes y sepas cuál es la grava, o donde está la grava. Y el paso siguiente que deberías dar es separarla de la arena. Simbólicamente, y a los fines didácticos, me refiero a la grava como aquellas tareas muy importantes de la semana, o del día. Y hago alusión a la arena como todo lo pequeño que te entorpece en el avance del proyecto y que al fin de cuentas tiene poca relevancia. Lo dicho, en el día a día se presentan infinidad de pequeñas tareas que te distraen de lo principal. Es muy fácil perder el rumbo si no tenemos definido lo más importante. Y como no logramos definir lo más importante, lo secundario acaba confundiéndose con lo principal.
ESTABLECE PLAZOS
Existe más probabilidad que acabes una tarea antes de tiempo si te fijas una fecha límite. La actividad de un reformista, por su propia naturaleza, tiende a ser una tarea autónoma. Y claro, como buen autónomo que eres, sumado al hecho de no tener jefe, te da mucho margen para procrastinar. Es así que acabas pateando hacia adelante la pelota, y posponer actividades para más adelante se acaba convirtiendo en algo familiar. Luego, llega el día de la entrega y tienes que comunicarle a tu cliente que no podrá hacerse efectivo aquello que se había acordado.
Asignar tiempos o fechas límites a las distintas tareas también te ayudará a gestionar mejor el tiempo.
Una buena idea que Ricardo, un amigo reformista, aplica en todos sus proyectos es la de implicar a sus clientes en los plazos. Éste les comunica a los propietarios de la obra sus objetivos semanales, estableciendo así límites parciales para la ejecución del proyecto. De alguna forma se obliga, y obliga a su equipo, a identificar y priorizar el avance de la obra, provocando el progreso del proyecto a una velocidad de Fórmula Uno. Este método, a pesar de ser muy arriesgado si no se comunica y acuerda bien tanto con el equipo como con tu cliente, te permitirá identificar lo importante, y a la vez te enfocará en ese objetivo. Sin darte cuenta te ayudará también a separar la grava de la arena, como dijimos en el punto anterior.